Eine Automatisierung übernimmt einen wiederkehrenden Handgriff, der bisher von Hand erledigt wurde: eine Anfrage in die Angebotsliste übertragen, eine Terminbestätigung verschicken, Daten zwischen zwei Programmen abgleichen, aus einem Formular ein fertiges Dokument erzeugen. Sie lohnt sich, wenn der Handgriff regelmäßig anfällt, immer gleich abläuft und heute Zeit kostet oder vergessen wird.
In den meisten Betrieben gibt es drei bis fünf Handgriffe, die jede Woche mehrfach anfallen und immer gleich ablaufen: Anfrage aus dem Postfach in die Liste übertragen, Termin bestätigen, Rechnung anstoßen, Daten von einem Programm ins nächste tippen. Genau die lassen sich abgeben.
Für wen: Für Betriebe, bei denen Verwaltung nach Feierabend passiert, weil tagsüber keine Zeit dafür ist.
Nicht jeder Handgriff lohnt die Automatisierung. Etwas, das zweimal im Monat drei Minuten kostet, bleibt besser Handarbeit. Deshalb steht am Anfang eine nüchterne Rechnung: Wie oft fällt es an, wie lange dauert es, was kostet der Aufbau. Wenn sich das nicht innerhalb eines überschaubaren Zeitraums trägt, sage ich das.
Anfragen aus dem Kontaktformular, die automatisch in eine Übersicht wandern und dort mit Status versehen werden. Terminbestätigungen und Erinnerungen, die von selbst rausgehen. Angebotsvorlagen, die sich aus den Angaben einer Anfrage vorbefüllen. Und die Übertragung zwischen zwei Programmen, die nicht miteinander reden — der Klassiker in fast jedem Betrieb.
Der gefährlichste Zustand ist nicht, dass etwas ausfällt, sondern dass es unbemerkt ausfällt. Deshalb bekommt jede Automatisierung, die ich baue, einen Weg, sich zu melden, wenn ein Durchlauf schiefgeht — eine Nachricht an Sie, nicht ein Eintrag in einem Protokoll, in das niemand schaut.
Am häufigsten: Anfragen aus dem Kontaktformular in eine Übersicht überführen, Terminbestätigungen und Erinnerungen verschicken, Angebote aus den Angaben einer Anfrage vorbefüllen, und Daten zwischen zwei Programmen übertragen, die keine gemeinsame Schnittstelle haben. Die Regel ist einfach: Was regelmäßig anfällt und immer gleich abläuft, ist ein Kandidat.
Meistens nicht. In den meisten Fällen verbinde ich, was Sie schon haben — Postfach, Kalender, Tabellen, Ihre Branchensoftware. Neue Programme kommen nur dazu, wenn es ohne sie nicht geht, und dann sage ich vorher, was sie kosten und wer sie betreibt.
Sie bekommen eine Meldung, und der Ablauf lässt sich von Hand erledigen wie vorher. Ich baue nichts, ohne dass es einen Weg zurück gibt — eine Automatisierung, ohne die der Betrieb steht, ist ein Risiko und kein Gewinn.
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